07 监控：“巧”用数据说话，让汇报告别流水账
你好，我是雷蓓蓓，硬技能的前面三讲我分别介绍了启动、规划、执行过程中的典型问题和实战解法，今天我们来聊一聊监控过程。
我们在第5讲中玩过一个扫雷游戏，目标是排除计划中的“延期地雷”，但是，总有些“雷”防不胜防。我们在做计划的时候，明明已经想得非常周全了，可是，真正开工几天之后才发现，很多事情并没有那么简单。
学习场景：预估3天，结果做了两个礼拜？
这不，艾文急匆匆地冲进我的办公室，直奔主题。
艾文：“我手上有个项目特别棘手，我们在做一个课程系统，因为政策原因现在要紧急对购物车功能进行扩展改造，最初评估时，研发认为功能并不复杂，3天就够了。但是，开工之后却发现，这个“坑”改动起来牵涉面太大，老的订单系统盘根错节，不好下手，现在看来至少也得两个礼拜。”
可问题是，这个任务正好在关键路径上，如果它延期了，所有都得跟着延。更重要的是，老板特意交待过，这次上线关系到年底最重要的KPI，一定不能延期……蓓蓓老师，你说我该怎么办？
我第一次看见艾文这么火急火燎，就说：“艾文，咱们先冷静一下！泰山崩于前而色不变，这是作为一个项目经理必须要修炼的心态。即便在规划时做好了万全的计划，在项目的监控过程中，你仍然还是会遇到各种各样的情况，甚至是紧急突发状况，这个时候有效的沟通汇报是必不可少的。”
那么今天，我就给你分享一下监控过程中，你必须掌握的项目汇报的三个要点。这三个要点，能帮助你通过汇报，推动问题的解决。
紧急汇报：直面问题有章法
作为项目执行人员，我只管安心干活就好，特别不希望有人打扰，问东问西。假设执行中遇到困难，往往也更习惯于自己琢磨，拼命地想要把进度赶回来，不到最后一刻绝不把问题暴露出来。结果，等到被发现的时候，往往已经有很大的进度偏差了。
承认自己遇到了问题需要帮助，其实是件非常困难的事情。毕竟，很多人都有“特别想要把事情做好，让老板有个好印象”的心态。但是，作为项目管理人员，当事情已经超出了你的可控范围时，我们首先要做的，就是第一时间直面问题，如实地呈现和反馈遇到的困难。要知道，我们这种真实坦诚的态度，对于整个项目而言，反而是最有利的。
那么，怎么做到真实坦诚呢？一个有效的方式就是汇报。接下来，我就来介绍一种紧急问题的汇报方法。
紧急报告，是指在项目发生突发事件，或者提示重要风险状态变化时的实时报告，比如遇到高风险延期、线上重大问题，或者是重要客户投诉等，目的是向全组或者主要干系人通报项目的重要变化，以及时协调应对工作，或者第一时间寻求外部支援。
由于事发突然，紧急报告一般不需要拘泥于具体的形式，关键在于言简意赅地传递信息，并组织后续的跟进动作。一般来说，紧急报告会包含5个基本元素：事件描述、影响后果、跟进分析、响应措施、所需支持。
我们来结合实际案例看一下紧急报告的写作方法。就拿艾文现在遭遇的情况来说来看看她当时的紧急报告：
- 事件描述：购物车改造功能高延期风险；
- 影响后果：由于此功能在项目的关键路径上，很有可能会造成项目整体延期两周；
- 跟进分析：本期购物车改造功能，有部分调整涉及到底层订单系统，里面有大量遗留代码，已经很久没有人维护了。之前对此风险的评估不够充分，改动风险很高，可能会影响全站订单系统的稳定性，具体影响仍需要详细分析；
- 响应措施：主程全力以赴做好技术评估，本周内给出详细任务评估时间表；与此同时，产品人员介入，调研规避老系统又能满足需求的可行性，本周内给出调研结论；
- 所需支持：熟悉老系统的资深技术人员，以及红牛一箱。
这份紧急报告提交以后，发起人第一时间就会关注到，项目组正面临着非常棘手的问题，以及可能造成的影响和后果。同时，他也了解到，团队正在试图解决这个问题，目前的解决方案是什么，还需要什么样的支持和帮助。当然，如果你能够第一时间跟发起人当面沟通，效果会更好。关于沟通的具体内容，你同样可以参考我给你分享的这个模版。
回到艾文的案例，因为她及时而又坦诚的风险预警，以及有序的紧急措施安排，使得这次问题造成的影响得以迅速控制。最后，产品人员跟开发一起修改了产品逻辑，尽可能地规避了一切上线后的高风险项。这次的紧急汇报，让他们及时调整了后续灰度发布的时间安排，以及上线后的运营方案，避免了用户侧更大的影响和损失，同时也把对KPI的影响降到了最低。
实际上，执行过程中突发的紧急情况，非常考验项目经理的专业素养。首先，你必须要直面问题，在紧急时刻勇于站出来承担责任，这不仅不会让老板对你的印象减分，还能让决策者在第一时间选择更好的应对方式。另外，你要尽可能简洁地描述清楚可能的影响和后果，目前的建议方案和所需支持，最大程度地争取各个相关环节的协同配合，共同应对问题。
常规汇报：项目周报要回答的三个问题
讲完了紧急情况下的汇报，我们再来看看常规汇报该如何做。我看到过很多同学的项目周报（如下图），虽然周报里清楚地罗列着上周做了什么，下周要做什么，但是看完之后，我经常一头雾水。
这是因为，周报里只有一堆任务流水账式的罗列，但是，项目的整体进展状态到底如何？风险可控吗？目标达成有没有问题？周报里都没有提到。
实际上，一份好的项目周报，最重要的就是回答好这三个问题。为了更直观地描述项目的状态，我们可以使用天气图标，把项目分成以下六个等级：
有了天气图标和风险等级提示，项目汇报就清晰多了，如下图所示：
实际上，项目周报是向项目团队和干系人沟通项目状态的常用手段，你需要用简要的方式呈现项目全貌，客观地展示项目问题，推进问题解决。我给你分享一份周报模板，你可以根据自己项目组的需要，选择合适的内容模块。
在这份项目周报模版中，最必不可少的就是整体项目状态评估、风险列表、项目概况及计划变更情况。好的周报，应该让大家对我们刚刚提到的项目现状的三个问题形成统一、清晰的整体认知。这份整体认知，可以让平时扎在细节工作中的人，从全局视角来了解和看待整体，从而更好地完成自己的工作。
需要你注意的是，一份周报的阅读时间不应超过5分钟。因此，在写到进展和问题时，切忌事无巨细，只写要点就够了。周报不是为了表现工作量，更不是为了刷存在感，只说重点就够了。
数据汇报：善用“透明”的力量
我在第1讲中提到过，作为新手项目经理的我，经常觉得哪儿哪儿都是问题，今天催这个，明天推那个，可就是什么事都推不动，谁都不配合。后来，我发现，与其每天挨个去盯梢，不如多花点功夫，把这些状况全部“透明”出来！
说干就干！我开始研究Jira中的各种图表。俗话说，一图胜千言。拿线上事故的改进措施为例，每次都说要建立完善的保障体系，可是经常一个月过去了，也没什么进展。于是，我就把事故数据拉出来，根据原因定位，分门别类地做成直观的数据图表。后来，我发现，只要我坚持在项目组大群里发上三天，表格上的数据就会悄无声息地发生变化，改进项清零的速度也加快好多。
那是我第一次体会到“透明”的力量。在这以后，在项目汇报和日常跟进中，能够用图表和数据的，我就不会用文字。作为项目管理人员，你手中不见得有多少权力，但有一种强大的力量，你一定可以无限获取，那就是“透明”。
我给你介绍几种常见的项目仪表盘，这些图表，你都在JIRA中快速地绘制出来，其中，倒计时图是个非常醒目的标志，可以帮助大家建立清晰的时间意识，而工作任务的状态分布和剩余工作量分布，可以清晰地展现出每位成员的工作排布情况，快速发现和定位执行过程人员工作量的瓶颈。
这里我想要特别介绍下燃尽图（Burn Down Chart），这是敏捷开发方式中用于表示任务完成趋势的工作图表，横轴表示时间，纵轴表示工作量。如果你在做好规划之后，把任务和工作量录入JIRA，设定好迭代的预期完成时间，就可以自动生成这样的图表。
这种图表可以直观地进行过程预测和风险预警，其中，灰色线是计划完成情况的基线，红色线代表实际完成情况。在进展顺利的情况下，红色实际线会紧贴着灰色计划线，一路往下，直到“燃烧殆尽”。每天开站会时，更新完任务状态之后，团队可以一起看下燃尽图的变化。如果红色线连续多天居高不下，一直停留在灰色线上方，这就说明进展持续低于预期，你就要多加关注了，具体分析到底是哪个环节拖了后腿，然后有针对性地发起改善。
JIRA上有丰富的插件去获取各类图表和数据。不过，比工具更为重要的是，你要结合项目组中当前需要重点推进或改进的事项，选择合适的数据和图表去做“透明”。
总结
今天我给你介绍了在监控过程中，进行项目进展汇报的几种方法，包括紧急汇报的五个元素，常规项目周报要包含的重要内容，以及如何运用透明的力量，通过数据汇报推动问题的解决。
“紧急汇报直面问题，常规周报简明扼要，数据透明直观清晰！”艾文总结道。艾文讲的头头是道，我忍不住赞美：“很棒啊！艾文，看来你已经掌握了要领。”“嗯，老师，不过我还有一个监控过程中的问题，我带的项目总是前期非常拖沓，需求稿、设计稿经常给得很晚，开发承受着很大的压力，只好拼命加班，这种情况有什么好对策吗？
“艾文，你还记得刚刚讲的透明吗？其实我曾经也遇到过类似的情况，为了促发改变，我尝试客观记录了“策划、设计、开发、测试”各个环节的时长分布，通过这份简单的数据记录可以看到，几乎每个版本都是需求设计拖沓到最后，开发测试拼命加班，这带来了很多返工和质量风险。这份数据在项目汇报中展示以后，引发了管理层的高度关注，在下一个版本中，这些问题迅速得到了改善。
可以说，项目进展汇报是项目经理面向所有干系人、非常重要的一个沟通和发声的平台，运用得好的话，可以成为项目经理有力的杠杆力量。有效运用这个杠杆的秘诀就是：想要改善什么，你就去透明什么，越直观越好！
畅所欲言
最后，我想请你来聊一聊，关于我在第三部分提到的数据“透明”，你如何看待“透明”的力量？在你的项目场景中，你曾经有过哪些应用和体会吗？你觉得未来还可以有哪些应用吗？
欢迎你畅所欲言，我在留言区等你，也欢迎你把文章分享给你的朋友。
- Tux Hu 👍（77） 💬（8）
正常的流程和透明度在专注简单的公司或理想情况下，肯定都没有问题也容易执行。难点是在于，有人的地方就有政治特别是某些互联网公司，对于有些小政治和小分歧的公司就会有些问题，如CPO和CTO不太和睦对很多事情总有分歧，项目管理在CTO侧，这种情况下透明度怎样做到？如何让干系人满意？如技术和产品总有天然的矛盾在，比如对应业务线的技术总监和产品总监合作不太好或彼此挑剔，透明技术侧问题或研发风险，可能导致技术总监过来和你说，这个问题先不报或不是问题，反正一切都让你藏起来别透明。产品总监侧发现相关问题推不动技术总监，就拉PM去做信使，夹在其中。类似情况也可能会发生在CPO和CTO和PM之间。在这种情况下，基于PM本身就没什么权力，所有的工作推进您是如何找平衡点不断找突破口不断找大家都可以接受的处理意见的。针对这样的情形，老师是如何让事情更有效率？如何做到团结更多人把事情做好并且不把自己推到风口浪尖？（开项目启动会时已经做了统一目标和思想，对事不对人到最后还是对人，哈哈）
2019-11-12 - 穷查理 👍（29） 💬（4）
正如老师所讲，善用“透明”，确实能在项目执行过程中起到意想不到的的效果。 切身经历下面一个场景，负责人把工作分下去，小伙伴们在领到任务之后，就开始埋头“搬砖”；如果项目经理不心血来潮（或者上级领导催问）主动问一下，很大可能没有人会主动汇报他们的工作完成情况、遇到什么困难，即使被问道，往往也说不清楚自己目前的状况。所有人都不清楚其他人在做什么，大家看起来都很忙，但是项目进度很不理想。 我呢，在担任项目负责人之后就想做点什么，尝试改变这种状况。 首先做的事情就是，在开发之前梳理一个个“里程碑”，让项目组每个人知道我们的总体目标是要做什么、什么时间段要做完什么工作，以及简单吹一下项目的意义及每个人发展； 其次，就是“月计划”“周计划”项目组所以成员一起讨论确定，并且公开； 再则，每天做的什么事情、第二天要做的事情，以及遇到什么困难、需要什么协助发到项目组工作群； （ps，大环境是其他的负责人写完需求、做完原型设计，就基本上没自己什么事情了。） 我觉得这样的“透明”可以帮助每个人了解项目的进度、个人的工作情况，以及协助大家及时解决棘手的问题，帮助大家找到自己的工作节奏，和跟上大家的节奏。总的来说，效果比以前好很多。 我可能是公司唯一一个在小范围坚持这么做的，甚至有的时候领导都说“是不是管的太狠了，把任务分下去，他们自己想这么做就怎么做。” “唯一”是孤独的，而选择这份孤独就是不想随波逐流。请老师和各位优秀同学指导O(∩_∩)O哈哈~ （蓓蓓老师是不是备课太累了，感觉最近几次音频中的声音有点气力不足）
2019-11-12 - 李锦 👍（5） 💬（2）
请教蓓蓓老师一下，晴雨表的周报是如何做出来的，这个很需要
2019-11-17 - 未未的未来 👍（4） 💬（1）
关于透明的几个实践： 1、钉钉上每天都写日报、周报； 2、涉及到的任务都会更新到腾讯文档中共享；3、每周全员都会来例会，碰下进展情况和困难。 感觉不足的地方，就去老师所说，周报基本都是流水线，没用更高层面的总结，这块需要改进和学习。
2019-11-13 - 亢（知行合一的路上） 👍（3） 💬（2）
透明，确实有力量！单单从每天写日报，很多人就容易克服懒惰了，领导看不看，都是有成效的。 紧急汇报，需要直面问题，承担责任，要克服人性啊，谁愿意把自己的不足暴露出来呢？可站在领导的角度，有问题要及时汇报啊，谁能不犯错，但如果提前没预警，突然爆炸了，领导想补救已经来不及啦。及时暴露，即使有问题，也还不是特大问题，也是好控制的。而且，也是让自己成长的机会，解决问题更容易成长啊！
2020-02-13 - 燕儿 👍（2） 💬（1）
剩余工作量那个图标在jira没找到，蓓蓓老师麻烦给发下这个图表的名字
2019-12-18 - 多读书 👍（2） 💬（2）
所需支持：熟悉老系统的资深技术人员，以及红牛一箱。这个红牛一箱是饮料吗
2019-11-29 - 学习高手song轻松 👍（2） 💬（1）
get周报的天气预报法，我的周报一般描述客观事实，项目结论性话语很少。后来我在周报中添加了具体的数字，实际上效果还是不够好。 再遇到这样的情况，我会写：bug数量统计现状，风险状态可控，具体风险为*。
2019-11-13 - 梓航(﹏) 👍（2） 💬（1）
请问周报里面的图用哪个软件画起来比较方便？
2019-11-12 - 那些年 👍（1） 💬（1）
总结部分：艾文，你还记得刚刚讲的透明吗？其实我曾经也遇到过类似的情况，为了促发改变，我尝试客观记录了“策划、设计、开发、测试”各个环节的时长分布，通过这份简单的数据记录可以看到，几乎每个版本都是需求设计拖沓到最后，开发测试拼命加班，这带来了很多返工和质量风险。这份数据在项目汇报中展示以后，引发了管理层的高度关注，在下一个版本中，这些问题迅速得到了改善。 疑问：在该章节没有看到哪里能体现出项目过程中哪个环节导致整个进度延期？如果通过数据量化上面提到的是需求设计拖沓导致研发过程节奏紧张？有没有什么好的模板或样例进行说明一下
2021-10-09 - Stephen 👍（1） 💬（2）
关于透明，想起了当时敏捷开发的贴在屋里的团队笑脸图，完不成当天任务就是哭脸，一个人是哭脸，团队就是哭脸，忘不了那种被支配的感觉。
2021-05-12 - krugle 👍（1） 💬（1）
我们没有项目经理角色，之前是技术老大管，现在推我管理，很多上面安排都是技术老大知道，导致我事情没法安排，别人也不一定听我的，没存在感，这种怎么办，每天我组织早会，让大家汇报工作 抛问题
2019-11-17 - 陈宇明 👍（1） 💬（2）
每天我都会在会前让开发更新任务状态，然后每天以燃尽图作为会议讨论的依据。 请问下老师能讲讲小团队如何做敏捷开发吗？有什么注意事项？
2019-11-12 - Cy23 👍（1） 💬（1）
原来还带过几个人开发，新人，碰到没做过的就说不会，不怎么去思考解决方案，每次卡住都我替他做，做东西有时候卡住了也不说，要是有燃尽图可能会提早发现问题及是否偷懒耍滑，也不至于发现要延期，我亲自上去为其追赶进度，而且当时透明度也不很明朗。不过就算当时透明了，碰到人撅的没什么用，可能需要扩大透明度到总监才能有所威慑力，又觉得会影响其情绪，好纠结ヽ( ￣д￣;)ノ
2019-11-12 - melinda 👍（0） 💬（1）
请问模板里面的里程碑计划用什么工具做的？
2020-05-29